Warum eigentlich ein Produkt-Informations-Management System (PIM)?

Digitale Produktdaten = Erfolgsfaktor für eCommerce Projekte

Ein Produktinformationsmanagement-System (PIM) hilft Ihnen die Anforderung an digitale Produktdaten und deren Verfügbarkeit, die in den letzten Jahren stetig gestiegen ist, zu bedienen. Heute müssen Produktinformationen über mehrere Kanäle zur Verfügung stehen und unterschiedliche Zielgruppen auf unterschiedlichem Wege bedienen.

Wer in verschiedenen Märkten präsent sein will, kennt darüber hinaus den Vorteil, Kunden Produktinformationen in Ihrer Landessprache mit landestypischen und branchenspezifischen Begriffen oder gar zielgruppenspezifischen Argumentationen zur Verfügung zu stellen. Wer sich schon mal intensiver mit dem Thema Übersetzung beschäftigt, merkt schnell, dass es hier nicht um die bloße Übersetzung von Texten in verschiedene Sprachen geht, sondern das komplexe Prozesse beherrscht werden müssen.

Unternehmen, bei den Produktdaten im Geschäftsmodell eine entscheidende Rolle spielen, tun deshalb gut daran, wenn sie ihre Produkte gemäß den folgenden Gesichtspunkten an einer Stelle zentral vorhalten und verwalten:

• Aktuell, korrekt, vollständig und konsistent
• Qualitätsgesichert
• Geregelt zugänglich

Eine Verzeichnisfreigabe mit Exceldateien ist bei diesen Anforderungen schnell überfordert.

Übersicht – Produktinformationsmanagement

Häufig erleben wir aber auch, dass Kunden das Thema Produktinformationsmanagement, kurz PIM, zu stark aus dem Fokus auf Produktdaten und -attribute bewerten und lösen. Hier werden häufig Argumente gebracht, wie:

• In unserem ERP können wir bereits beliebig viele Attribute für Produkt anlegen.
• Alles, was wir an Produktdaten benötigen, haben wir bereits im ERP System, oder können es dort erfassen.

In der Praxis erleben wir dann aber immer wieder, dass die Verwendung dieser Daten deutlich Eigenschaften hat und nicht selten dazu führt, dass dann doch ein PIM System etabliert wird. Woran liegt das?

Zunächst mal am Fokus der Systeme. ERP Systeme sind darauf ausgelegt betriebswirtschaftliche Prozesse abzubilden und zu unterstützten. PIM Systeme sind darauf ausgelegt Produktinformationsmanagement zu unterstützen.

ERP-Systeme sind häufig kein Ersatz für PIM

In der Praxis erleben wir immer wieder typische Anforderungen an denen ERP-Systeme häufig scheitern:

• Management von Übersetzungsprozessen – insbesondere, wenn Dritte einzubinden sind.
• Versionierung von Produktinformationen.
• Freigabeprozesse für die Verwendung von Produktinformationen.
• Prüffunktionen zur Ermittlung der Datenqualität (z.B. sind alle Langtexte > 50 Zeichen)
• Prüffunktionen zur Ermittlung von fehlenden Übersetzungen
• Unterstützung von Multiklassifikation – Darunter versteht man, dass es mehrere Kategoriebäume im System gibt, die wiederum jeweils eigene Attribute haben können und in die die eigenen Produkte einsortiert sind.
• Verwaltung von Relationen zwischen Produkten – insbesondere, wenn an diesen Relationen wiederum Attribute und Daten hängen.
• Verwaltung von Medien für die unterschiedlichsten Verwendungszwecke.
• Attributverwaltung in inhomogenen Produktstrukturen – So haben Kabel eben einen anderen Attributbedarf, als z.B. Schalter oder Werkzeuge.
• Effiziente Datenpflege, wie z.B. die automatische Vererbung von Produktdaten und das Variantenhandling.

Abgesehen davon ergibt sich nach unserer Erfahrung häufig Produktdatenbedarf, der nur durch den Verwendungszweck notwendig wird. Für den B2B eCommerce Bereich sei hier z.B. die Facettensuche erwähnt. Facettensuche bedeutet, dass in B2B eCommerce Lösungen, meistens auf der linken Seite, Attributbelegungen für einen Produktfilter eingeblendet werden, die dann die Produktdatenfilterung unterstützen.

Aus unserer Sicht hat es sich in unseren Projekten mehr als bewährt, wenn alle Produktdaten, auch inkl. der Metadaten, im PIM System verwaltet werden. Gerade den Metadaten kommt in diesem Zusammenhang eine hohe Bedeutung zu.
Folgende Metadaten zu Attributen werden dazu i.d.R. benötigt:

• Welche Attribute sind Filterattribute?
• Wie sollen die Attribute dargestellt werden? Z.B. als Checkbox, Radiobutton, Slider oder Farbfläche?
• In welche Reihenfolge sollen die Attribute erscheinen?

Selbst wenn die Anlage von Attributen in ERP Systemen einfach erfolgen kann, kann die schiere Menge zu einem Problem werden. Alle diese Entscheidungen lassen sich durch entsprechende Attribute zentral im PIM hinterlegen.

Die Vorteile von PIM Systemen

Zusammengefasst sehen wir die Vorteile von PIM Systemen vor allem in den folgenden Bereichen:

• Zentrales Informationsmanagement
  PIM Systeme schaffen eine zentrale Pflege- und Informationsquelle für alle Produktinformationen. Höhere Qualität der Produktdaten
• Höhere Produktdatenqualität
  Die Einführung von PIM Systemen bedeutet eben auch Standards für Produktdatenqualität zu schaffen. Diese führen i.d.R. dann auch zu einer besseren Produktdatenqualität.
• Zeit- und Kostenersparnis
  PIM Systeme minimieren den Arbeitsaufwand für das Eingeben, Prüfen, Aufbereiten und Weiterleiten von Produktinformationen.
• Kürzere Time-to-Market Zeiten
  Eine standardisierte Produktdatenerfassung und -qualitätsprüfung sowie eine automatisierte Informationsweiterleitung (z.B. für eCommerce oder in digitalen Katalogen) sorgen für die schnellstmögliche Verbreitung Ihrer Produktinnovationen.
• Senken der Retourenquote
  Gute und korrekte Produktinformationen senken erwiesenermaßen die Retourenquoten, da Ihre Kunden bestmöglich über Ihre Produkte informiert sind.
• Optimale Voraussetzung für Omnichannel-Commerce
  Die Erstellung von kanal- oder kundenspezifischen Sortimenten ist mit PIM System i.d.R. kein Problem. Darüber ist mit PIM Systeme auch die kanalspezifische Verteilung i.d.R. im Standard leistbar.
• Perfekte Basis für eine Internationalisierung
  Egal, ob sprachliche, technische oder rechtliche Anpassungen an Ihr gewünschtes Zielland zu berücksichtigen sind, mit einem PIM Systeme sind Sie stets in der Lage, Ihr Sortiment ohne großen Aufwand auf neue Märkte einzustellen.

Fazit zu Produktinformationsmanagement-Systemen

Wenn die Produktinformationen nur genügend Komplexität haben, merkt man schnell die Berechtigung von PIM Systemen. Wenn jetzt noch weitere Ausgabekanäle, wie z.B. der Printkatalog dazukommen, dann ist allein der Bedarf an ausgabekanalspezifischen Steuerungsattributen nicht zu vernachlässigen.

Kurzum, wer ernsthaft effizient digitale Produktinformationen benötigt und in einem nicht unerheblichen Maße über Produkte verfügt, der kommt in der Regel um den Einsatz eines Produktinformationsmanagemen-System nicht umhin.
Wie möchten an dieser Stelle, die Produkte unseres Partners Prodexa, früher jCatalog, empfehlen. Prodexa ist seit 2001 auf das Thema Produktdatenmanagement fokussiert und bietet nicht nur Lösungen für die oben dargestellten Anforderungen.

Die nachfolgenden Blogbeiträge gehen ebenfalls auf das Thema Produktdaten und PIM ein:

• Meine Produktdaten müssen digital werden – Wie gehe ich am Besten vor?
• Was sollte bei einem PIM Projekt beachtet werden?
• Produktdatenpflege im Shop – PIM oder ERP