Ohne Produktdaten geht im B2B eCommerce natürlich nichts. Aber muss ich tatsächlich vor dem Projektstart eCommerce ein Produktinformationsmanagement System einführen? Brauche ich zum Start tatsächlich ein PIM (Was gilt es bei einem PIM Projekt zu beachten?) Wir meinen nein und erklären Ihnen warum, aber auch wie Sie erkennen können, ab wann Sie ein PIM System benötigen.
Wie erkenne ich meinen Datenbedarf?
Zunächst muss man die Frage klären, welche Daten für das B2B eCommerce Projekt benötigt werden. Doch die Antwort ist i.d.R. nicht einfach. Schauen wir uns mal genauer an, wie Sie Ihren Datenbedarf analysieren können.
Materialstammdaten
Alles, was Sie typischerweise für den Verkauf und Versand von Artikeln benötigen, nennt man Materialstammdaten. Diese befinden sich in Ihrem ERP System (Produktdatenpflege im Shop – ERP oder PIM?). Typischerweise sind diese Daten aber nicht vertriebs- oder kundenorientiert. Die Artikelbeschreibungen sind häufig voller hausinterner Abkürzungen, die Ihren Kunden nichts sagen, und die Artikelbezeichnung hat häufig ähnliche Eigenschaften und sind damit nur eingeschränkt verwendbar.
Aber Sie werden Artikelnummern, Bestände, und sofern relevant, Gewichte und Abmessungen, Informationen über Versandbesonderheiten, wie z.B. Sperrgut, Preise, Verpackungseinheiten usw. im ERP System finden. Allerdings sind diese Informationen ohne weitere Ergänzungen eher ungeeignet, um einen potentiellen Kunden zum Kauf zu animieren.
Was fehlt sind vertriebsorientierte Produktinformationen.
Vertriebsorientierte Produktdaten
Verkaufsorientierte Attribute / Eigenschaften
Attribute definieren genauer die Eigenschaften eines Produktes. Z.B. ist das oben genannte Gewicht oder die Artikelnummer ein Attribut.
Verkaufsorientierte Attribute dienen dazu sie aus der Sicht Ihrer Kunden unterscheidbar zu machen, damit Ihr Kunde schneller das passende Produkt findet. Nehmen wir z.B. das Attribut Farbe. Wenn Ihr Kunde etwas „grünes“ sucht, dann kann er mithilfe des Attributes Farbe Ihre Artikel sortieren, gruppieren oder filtern.
Je mehr verschiedene Attribute oder Produkteigenschaften Sie haben, um so besser können Sie Ihre Kunden bei der Produktauswahl unterstützen. Das heißt im Umkehrschluss aber auch: „Keine Daten keine Unterstützung“.
Medien
Nicht umsonst heißt es „Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte“. Das kann natürlich, je nach Produktart, auch ein Ton-Dokument, ein Video oder eine Animation sein. Medien helfen dem Kunden sich eine bessere Vorstellung von dem Produkt zu verschaffen.
Relationen
Relationen stellen Verbindungen zwischen Ihren Produkten her. Der Klassiker sind Zubehörrelationen. Wenn man z.B. einen Artikel betrachtet, dann können über Relationen Verbindungen zu Zubehörartikeln erzeugt werden, die zu diesem Artikel passen. Gleiches gibt auch für Ersatzteile oder ganz allgemein passende Produkte.
Über Relationen schafft man es das Umsatzpotential der Kunden bestmöglich zu nutzen. Je mehr Relationen Sie haben, um so leichter haben es Ihre Kunden Produktentscheidungen zu treffen.
Kategorien
Kategorien dienen dazu Produkte zu gruppieren. Man kann sich Kategorien am besten als Baum vorstellen. Die Blätter sind Ihre Produkte und über die Äste und den Stamm gelangt man dorthin. Dabei werden die Äste immer dünner, da man über sie immer weniger Produkte oder Blätter erreichen kann.
Hierzu ein Beispiel. Wenn man als Kunde Zubehör zu einem Schweißwerkzeug sucht, kann die Kategoriestruktur:
Produkte -> Werkzeuge -> Schweißwerkzeuge -> Zubehör
den Kunden sehr gut führen. Auf der Ebene Werkzeuge könnten jetzt auch Kategorien, wie z.B. Baustoffe oder Gartenbedarf stehen. Diese Kategorien können sich dann wiederum auch in Unterkategorien aufteilen.
Bei Kategorien müssen Sie darauf achten, dass diese verkaufsorientiert sind. Bei vielen Kunden finden wir nämlich immer wieder Kategorien vor, diese sind dann aber z.B. einkaufs- oder Organisationsorientiert. Solche Kategorien helfen Ihren Kunden nicht.
Metadaten
Metadaten steuern die Verwendung von Produktinformationen bzw. Produktattributen, werden aber in den meisten Fällen nicht angezeigt. Stellen Sie sich einen Facettenfilter vor, wie im folgenden abgebildet:
Beispielhafter Facettenfilter
Hier sind Attribute aufgeführt, wie z.B. Gerätehersteller, Modellcode und Marke. Andere Attribute, wie z.B. Preis, Bestand oder Farbe stehen hier aber nicht. Irgendwie muss festgelegt werden, welche Attribute im Facettenfilter stehen und welche nicht. Typischerweise und damit erschwerend unterscheiden sich Filter aber je nach Produkt. Bei T-Shirts machen Farbe und Größe Sinn, bei Bohrmaschinen aber vermutlich nicht.
Weiterhin stehen die Facettenfilter in einer gewissen Reihenfolge. Artikelkategorie steht oben und Marke unten. Die Reihenfolge ist aber nicht alphabetisch, sondern bewusst gewählt. Irgendwoher muss diese Information also kommen. Wir nennen diese Daten Metadaten.
Um mal konkrete Beispiele von Metadaten aufzeigen, könnte neben der Kategorie T-Shirts abgelegt sein, welche Attribute bei dieser Kategorie Filterattribute sind, nämlich Farbe und Größe. Dann wäre diese Information ein Metadatum.
Darüber hinaus könnte ein Produktattribut „Interner Verwendungshinweis“ die Metainformation „Anzeige“ mit „Nein“ belegt haben, was dazu führt, dass entschieden werden kann, welche Attribute Sie Ihren Kunden zeigen und welche nicht.
Metadaten sind extrem mächtig und bedürfen einer sehr sorgfältigen Planung, da man damit Pflegeaufwände extrem reduzieren kann, indem man die Kundenpräsentation voll automatisiert aus den Produktdaten steuert.
Was mache ich, wenn ich nicht genügend Daten habe?
Sie haben hier zwei Optionen. Die erste lautet, erfassen Sie die fehlenden Daten. Dazu reicht aber auch ein Excel für den Start völlig aus. Warum? Weil Sie i.d.R. noch keine Prozesse haben, wie z.B. Freigabeprozesse und nicht unbedingt im Team mit mehreren Leuten starten. Der Organisationsbedarf rund um die Produktdatenpflege ist damit gering.
Die zweite Option ist, das Sie zunächst Bestandskunden ansprechen. Der Datenbedarf von Bestandskunden ist i.d.R. viel geringer als der von Neukunden. Bestandskunden kennen nämlich Ihre Produkte häufig schon. Im Idealfall suchen Bestandskunden schon nach Artikelnummern. Ein Kunde der Ihr Sortiment bereits so gut kennt, benötigt für die Produktauswahl wenig bis keine Unterstützung durch Produktinformationen.
Wenn Sie aber Neukunden ansprechen wollen, ist die zweite Option keine Option mehr. Je nach Arbeitsumfang empfiehlt es sich aber mit einem Teilsortiment zu starten.
Und wann benötige ich ein PIM?
Auch hierfür gibt es eine einfache Faustformel, mit der man das erkennen kann. Solange Sie nur eine Person für die Datenpflege einsetzen, ist in der Regel noch kein PIM System erforderlich.
Eine einzelne Person kann sich selbst Prozesse und Organisationsformen schaffen, die es ihr erlaubt, die Produktdatenpflege vernünftig zu organisieren und zu beherrschen.
Schwieriger wird es, wenn die Produktdatenpflege in einem Team aus mehreren Personen geschieht. Jetzt muss für Klarheit und Transparenz über den Status der Produktdatenpflege gesorgt werden, denn ansonsten droht schneller Chaos oder Unsicherheit, oder noch schlimmer Produktdaten gehen verloren.
Was kann man von einem PIM System denn erwarten?
Auch diese Frage kriegen wir, völlig zu Recht wie ich finde, von Kunden häufig gestellt. Im Ergebnis, also wenn wir uns nur die Produktdaten anschauen, unterscheiden sich Excel und PIM kaum.
PIM Systeme bieten, bezogen auf Produktdaten, eben auch „nur“ Datenfelder in denen Sie Inhalte speichern. Das ist auch nicht entscheidend, denn die Funktion flexibel Attribute anlegen und verwalten zu können, bieten heutzutage fast alle modernen ERP Systeme.
Kommen wir aber mal zu den Vorteilen:
Dezentrale Pflege
PIM Systeme unterstützen Sie dabei, wenn mehrere Personen im Team Daten pflegen, dass das koordiniert ablaufen kann und dabei keine Daten verloren gehen.
Rollen und Rechte
Viele Produktinformationen sind sensibel oder haben sogar Rechtsrelevanz. Sie möchten sicherlich sicher sein, dass diese Informationen nur von fachkompetenten Personen verändert werden können. In Excel kann jeder alles ändern oder gar nichts.
Freigaben
Bei fast allen Unternehmensprozesse muss immer jemand die Verantwortung tragen. Das ist auch bei der Produktdatenerfassung der Fall. Die Verwendungsfreigabe von Produktdaten setzt dabei eine Prüfung auf Korrektheit und Vollständigkeit voraus. Die Organisation einer solchen Prüfung gewährleisten PIM Systeme.
Versionierung
Produktdaten, z.B. Beschreibungen, ändern sich im Laufe eines Produktlebenszyklus. Spätestens wenn Sie, um die Gesetzeslage zu erfüllen, aber gewisse Hinweise aufführen müssen und sich die Gesetzeslage wieder ändert, ist es unabdingbar, dass Sie auf verschiedene Versionen von Produktinformationen immer wieder zugreifen können.
Automatische Medienerzeugung
Bilder werden häufig für die unterschiedlichsten Verwendungszwecke in allen möglichen Auflösungen und Größen benötigt. Ein PIM System automatisiert diese Bilderzeugung, so dass Sie nur noch ein Masterbild hinterlegen müssen. Alle Varianten erzeugt das PIM System für Sie.
Automatische Umrechnung von Einheiten
Gerade im internationalen Umfeld sind abweichende Einheiten gang und gebe. Inch und Zentimeter möchte ich mal als Beispiele aufführen.
PIM Systeme ermöglichen Ihnen, das Sie z.B. die Inchwerte automatisch aus den Zentimeterwerten berechnen, so dass die Eingabe einer Einheit bereits ausreichend ist.
Vererbung / Massendatenänderungen
Wenn Sie alle Artikel einer Kategorie mit einem neuen Attribut ergänzen möchten, z.B. alle Artikel haben eine gewisse Zertifizierung, dann sind Vererbungsfunktionen extrem praktisch.
Ähnliches gilt, wenn Sie Massendatenänderungen durchführen können indem Sie Regeln vorgeben, wie z.B. ändere alle Produkte die < 10 cm lang sind und in der Kategorie A liegen, wie folgt…
Aufgabensteuerung
Produktdatenpflege im Team setzt eine gute Organisation voraus, zumal in vielen Fällen die beteiligten Personen sich gar nicht am gleichen Ort oder in der gleichen Zeitzone aufhalten. Das ist z.B. häufig bei Übersetzungen der Fall. Eine Aufgabenübersicht die sich automatisch und rollenorientiert an die Datenlage anpasst, ermöglicht es, dass Sie z.B. bei neuen Produkten sofort die Übersetzer auf Ihre Übersetzungsaufgaben hinweisen.
Qualitätsrecherche
Ist ein Langtext mit weniger als 25 Zeichen tatsächlich ein Langtext? Genau solche Fragen ergeben sich, um Datenqualität gerade über verschiedene Sprachen oder Zielgruppen ermitteln zu können. Moderne PIM Systeme bieten deshalb Reporting und Prüffunktionen an, mit denen Sie die Datenqualität ermitteln können.
Zielgruppen- und Kanalspezifische Datenexportmöglichkeiten
Je nach Zielgruppe und Kanal benötigt man häufig auch unterschiedliche Produktinformationen. Das einfachste Beispiel ist sicher, dass Sie Ihren Printkatalog aus einem PIM erzeugen möchten, oder, dass Sie für einen australischen Katalog keine niederländische Sprache benötigen. In vielen Fällen möchten Ihre Kunden aber auch digitale Kataloge in vorgegebenen Standardformaten erhalten. Ich möchte hier BMEcat mal als ein Beispiel nehmen. Ähnliches gilt aber auch, wenn Sie einen Online Werkzeugkatalog oder eine Landingpage für Neukunden mit Stammdaten versorgen möchten.
Fazit
Was bringt somit ein PIM System? Zunächst mal eine definierte Datenqualität. Das ist zusammengefasst der wichtigste Vorteil. Sie können also jederzeit erkennen, wo Sie mit Ihren Produktdaten stehen. Der nächste Vorteil ist der Zeitvorteil, da Sie zielspezifisch auf „Knopfdruck“ allen Interessenten die Produktinformationen zur Verfügung stellen können, die für sie relevant sind. Der dritte wichtige Vorteil liegt in der Organisationsunterstützung von Produktdatenpflege.
Folgende Blog Beiträge ergänzen die Themenfelder PIM und Digitalisierung von Produktdaten:
