Im Vergleich zu B2C eCommerce ist B2B eCommerce i.d.R. viel prozesslastiger und komplexer. Um die Anforderungen besser zu dokumentieren ist eine Abbildung mittels BPMN (Business Process Model and Notation) geeignet.
BPMN ist eine grafische Spezifikationssprache und stellt Symbole zur Verfügung, mit denen Fach-, Methoden- und Informatikspezialisten Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe modellieren und dokumentieren können.
Doch das Werkzeug allein macht noch keine gute Dokumentation. Anhand von zwei konkreten Praxisbeispielen wollen wir Ihnen aufzeigen, was man mit BPMN Prozessmodellierung nicht tun kann bzw. wie man es besser umsetzen sollte. Anschließend möchten wir einige pauschale Regeln aufzeigen, was sich bei uns bewährt hat. Abschließend möchten wir anhand von einigen Beispielen aus der Praxis den Einsatz von BPMN am konkreten Beispiel zeigen.
1. BPMN – Ein gutes Werkzeug aber mit Tücken
1.1 Rechnungserzeugung mit Rabattberechnung
BPMN Rabattberechnung mit Optimierungspotential
Die Aufgabenstellung lautet, die Rechnungserzeugung mit Rabattermittlung mittels BPMN zu dokumentieren. Das folgende Beispiel sieht auf den ersten Blick logisch aus. Doch wo liegt hier das Problem? In der Komplexität. Erfahrungsgemäß sind Rabattberechnungen Bestandteil von häufigen Änderungen und das führt in der obigen Umsetzung zu einem enormen Pflegeaufwand und, je nachdem wie viele Regeln hinzukommen, wird das Diagramm irgendwann sehr unübersichtlich.
Doch wie geht es besser? Ganz einfach, nehmen Sie die Regeln für die Rabattermittlung aus dem Diagramm heraus und schon wirkt das ganz viel übersichtlicher. Die erste Grundregel im Umgang mit BPMN lautet also, reduzieren Sie Komplexität, wo immer es geht.
BPMN Rabattberechnung schon besser
1.2 Modell einer monatlicher Abrechnung
Im folgenden ein BPMN Modell für eine Rechtsberatung. Kunden können sich bei Bedarf an einen Rechtsanwalt wenden. Dieser dokumentiert die geleisteten Stunden und zum Monatsanfang erhält jeder Kunde eine Rechnung über die Beratungsleistungen. Dies ließe sich folgendermaßen in BPMN darstellen.
BPMN Monatliche Abrechnung mit Optimierungspotential
Doch wo ist hier das Problem? Hier sind zwei Vorgänge mit einander vermischt worden, die besser isoliert bleiben. Darüber hinaus hat das Modell das Problem, dass immer für jede Stunde eine Rechnung geschickt wird. Dies entspricht i.d.R aber nicht der Praxis.
Das folgende Beispiel zeigt einen Ansatz, der die beiden Vorgänge Rechtsberatung und Abrechnung besser trennt.
BPMN Monatliche Abrechnung
Die zweite Grundregel im Umgang mit BPMN lautet: Vermischen Sie keine Vorgänge.
1.3 Allgemeine Hinweise
Neben den oben genannten typischen Problemen, zu viel Komplexität in ein BPMN zu packen oder Vorgänge zu vermischen, treffen wir immer wieder auf formale Fehler, die unabhängig von der Aufgabe die Lesbarkeit erschweren. Diese möchten wir im Folgenden erläutern.
1.3.1 Kreuzungen vermeiden
BPMN Kreuzungen mit Optimierungspotential
Kreuzungen erschweren die Lesbarkeit enorm, da der „Leser“ immer genau prüfen muss wohin ein Pfeil tatsächlich führt. Dabei ist das Vermeiden von Kreuzung eigentlich einfach. Das folgende Diagramm zeigt, wie es auch geht.
BPMN Kreuzungen
1.3.2 Namenskonventionen
Ein BPMN dient der Dokumentation von Prozessen. Wenn aber in einem Diagramm die Benamung nicht gut gewählt ist, hilft das Diagramm i.d.R. wenig. Hier ein Beispiel, wie man es nicht machen sollte.
Ein klare, präzise Sprache erläutert den Sachverhalt deutlich besser. Hier die bessere Lösung:
1.3.3 Symmetrische Modelle
Achten Sie darauf Ihre Modell so symmetrisch wie möglich aufzubauen und dabei natürlich auch überflüssiges zu entfernen. Im folgenden Modell geht es um die Abwicklung von Bestellungen.
Das folgende Modell stellt die Parallelität zwischen der Versand-Organisation und der Verpackung nicht übersichtlich dar.
Lesbarer und klarer ist dieses Modell:
1.3.4 Gleiche Aufgabengrößen verwenden
Je nach BPMN Tool lassen sich die Größen von Prozessschritten oder Aufgaben unterschiedlich groß darstellen. Erfahrungsgemäß entsteht so beim „Leser“ der Eindruck von unterschiedlicher Bedeutung der einzelnen Aufgaben zueinander. I.d.R ist das aber nicht korrekt.
2. Beispiele
Im folgenden stellen wir zwei Bespiele dar, die immer wiederkehrende Aufgabentypen exemplarisch in BPMN abbilden. Natürlich gibt es keine pauschalen Diagramme, die auf alle Situation perfekt passen. Dennoch hoffen wir Anregungen geben zu können, wie man diese typischen Aufgaben in BPMN umsetzen kann.
2.1 Batchverarbeitung von Bestellungen
Dieses Diagramm stellt den regelmäßigen Abruf von Bestellungen aus einem Marktplatz und die Übergabe der Einzelbestellungen an das ERP dar. Dabei sollte üblicherweise auch eine Prüfung der Bestellungen auf Korrektheit erfolgen.
2.2 Userzuweisung von Aufgabe
Das nächste Diagramm zeigt die Bearbeitung von Anfragen aus einem eCommerce System. Hier ist insbesondere die Zuweisung der Aufgabe zu einem Bearbeiter relevant.
3. Fazit
BPMN ist ein mächtiges Werkzeug, aber es benötigt einige Erfahrung, um gute Ergebnisse zu erzielen.
Als letzten Tipp möchten wir Ihnen empfehlen, sich immer die Frage zu stellen, für wen die Dokumentation eigentlich gedacht ist. Je nach Zielgruppe müssen Anforderungen anders dokumentiert werden.
Für den Einstieg empfehlen wir die kompakte Übersicht alle Symbole der BPM Offensiver Berlin.
Ansonsten sagt unsere Erfahrung, das ein gutes BPMN Diagramm jede Menge Text erspart und sich vor allem auch leichter einprägt.
